Pforten- und Empfangsdienste

Zu den typischen Aufgaben des Empfangsdienstes gehören unter anderem das Annehmen und Weiterleiten von Anrufen, die Überprüfung von Ausweisen, die Ausgabe von Besucher-IDs, die Vermittlung von Informationen, die Annahme von Post und Paketen sowie die Koordination von Terminen und Besprechungen. Der Empfangsdienst kann einen wichtigen Beitrag zur Sicherheit und Effizienz von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen leisten, indem er sicherstellt, dass alle Besucher und Gäste den Empfangsbereich geordnet und sicher betreten und verlassen können und alle Informationen und Anforderungen angemessen behandelt werden.

Wie funktioniert ein Empfangsdienst im Detail?

Der Empfangsdienst ist ein wichtiger Bestandteil der Besucher-Management-Strategie in Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Im Detail kann der Empfangsdienst wie folgt funktionieren.

Begrüßung und Identifikation

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Empfangsdienstes begrüßen die Besucher am Empfangsbereich und bitten sie, ihre Ausweise oder Besucherausweise vorzulegen. Die Identifikation der Besucher ist wichtig, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu bestimmten Bereichen oder Einrichtungen haben.  

Registrierung

Wenn ein Besucher das Unternehmen zum ersten Mal besucht, wird er gebeten, sich zu registrieren. Der Empfangsdienst bittet den Besucher um Informationen wie Namen, Kontaktinformationen und Zweck des Besuchs. Diese Informationen werden verwendet, um den Besuch im System zu registrieren und einen temporären Ausweis oder Besucherausweis auszustellen.  

Weiterleitung

Nachdem der Besucher registriert und identifiziert wurde, wird er an die richtige Person oder Abteilung weitergeleitet. Der Empfangsdienst informiert den Gastgeber über die Ankunft des Besuchers und gibt ihm den Besucherausweis und andere notwendige Informationen. In einigen Fällen wird der Besucher von einem Mitarbeiter des Empfangsdienstes zum Besprechungsraum oder zum Zielort begleitet.  

Verabschiedung

Nach Abschluss des Besuchs gibt der Besucher den Besucherausweis oder temporären Ausweis am Empfangsbereich zurück. Der Empfangsdienst überprüft, ob der Besucher alles ordnungsgemäß erledigt hat, bevor er das Gebäude verlässt.  

FAZIT

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass der Empfangsdienst eine wichtige Rolle bei der Regulierung des Zugangs und der Sicherheit von Besuchern und Gästen spielt. Der Empfangsdienst stellt sicher, dass Besucher willkommen sind und unterstützt werden, während gleichzeitig die Sicherheit und Effizienz des Unternehmens gewährleistet wird.

Ein Empfangsdienst ist sinnvoll für Unternehmen oder Organisationen, die einen hohen Besucher- oder Kundenverkehr haben und einen professionellen Eindruck vermitteln möchten. Ein gut organisierter Empfangsdienst kann dazu beitragen, dass Besucher, Kunden und Geschäftspartner sich willkommen und gut betreut fühlen. Ein Empfangsdienst kann auch in anderen Kontexten sinnvoll sein, zum Beispiel in öffentlichen Gebäuden wie Krankenhäusern, Schulen und Behörden, wo ein Empfangsdienst dazu beitragen kann, dass sich Besucher orientieren und schnell die richtige Stelle finden können. In vielen Fällen ist ein Empfangsdienst auch wichtig für die Sicherheit eines Gebäudes oder einer Einrichtung. Ein Empfangsdienst kann dafür sorgen, dass nur autorisierte Personen Zutritt erhalten und dass unerwünschte Personen abgewiesen werden. Zusammenfassend ist ein Empfangsdienst also sinnvoll für Unternehmen oder Organisationen mit einem hohen Besucheraufkommen, die einen professionellen Eindruck vermitteln und die Sicherheit und Orientierung in ihren Räumlichkeiten gewährleisten möchten.

Die Kosten für einen Empfangsdienst hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Größe des Unternehmens, der Anzahl der Mitarbeiter, der Arbeitsstunden, die benötigt werden, um den Empfangsdienst durchzuführen, und der Komplexität der Aufgaben, die der Empfangsdienst erfüllen muss. Auch der Standort des Unternehmens und die Qualifikationen der Empfangsdienstmitarbeiter können die Kosten beeinflussen.

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, einen Empfangsdienst zu organisieren, wie zum Beispiel eine interne Lösung mit eigenen Mitarbeitern oder eine externe Lösung mit einem Dienstleister. Bei einer externen Lösung fallen in der Regel Kosten für den Dienstleister an, die sich nach dem Umfang der Dienstleistung und der Qualifikation der Mitarbeiter richten können.

Als grobe Orientierung kann man sagen, dass die Kosten für einen Empfangsdienst in der Regel zwischen 20 und 40 Euro pro Stunde liegen können, je nach Umfang der Aufgaben und der Qualifikation der Mitarbeiter. Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass dies nur ein grober Richtwert ist und dass die tatsächlichen Kosten von verschiedenen Faktoren abhängen können.